POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Política de privacidad y tratamiento de datos personales de Tem Colombia
1. Capitulo Primero
Disposiciones Generales
1.1. Responsable de la Política
Transportes Especiales Murillo y Compañía Limitada Tesmutour pudiendo utilizar la sigla Tem Colombia y que para efectos de la presente política de privacidad y tratamiento de datos personales en adelante se denominará Tem Colombia, actuando como responsable del tratamiento de la información personal, y, en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, y sus decretos reglamentarios, se identifica a través de los siguientes datos:
Datos generales de la empresa.
Razón social: Tem Colombia
NIT: 830.050.372-1
Dirección: Carrera 47 No 134 A - 67
Correo electrónico: info@temcolombia.com
Teléfono: (601) 4824282
Página web: www.temcolombia.com
1.2. Definiciones
A continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión adecuada de la presente política:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
d. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
e. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
h. Usuarios finales: Los titulares de información que tienen relación con Tem Colombia debido a que ha adquirido un producto y/o servicio;
i. Clientes Corporativos: Los contratantes a quienes se les presta u ofrecen los productos y/o servicios de Tem Colombia a usuarios finales;
j. Tem Colombia: Se utiliza como sigla de la razón social de la empresa.
k. Cookies: Una "cookie" es un pequeño elemento de datos que un sitio web envía a su navegador, quien lo almacena en su disco rígido de manera que Tem Colombia pueda reconocerlo cuando el titular vuelve a visitar el sitio web.
1.3. Objetivo y alcance de la Política
La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos y en archivos físicos y electrónicos de Tem Colombia. La Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que Tem Colombia lleva a cabo para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.
1.4. Terceros a quienes va dirigida la Política
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:
a. Usuarios de los productos y servicios de Tem Colombia.
b. Empleados y colaboradores.
c. Clientes.
d. Corporativos.
e. Proveedores.
f. Agencias de publicidad y/o mercadeo.
g. Centros de servicios técnicos.
h. Encargados de la información.
i. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante.
j. Legal, que con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con Tem Colombia, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.
1.5. Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 2011, Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.
1.6. Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales
Tem Colombia garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en posesión de Tem Colombia.
1.7. Vinculatoriedad de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Los terceros de la información a quien se encuentra dirigida esta política, deben cumplir con los lineamientos establecidos en el presente instrumento, así como cumplir con las políticas y procedimientos relativas a la protección de datos personales, dependiendo del tipo de vínculo que tenga con Tem Colombia. Cualquier titular de datos personales que tenga alguna relación con Tem Colombia, lo vincula con la presente política, cuando ha brindado su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
2. Capitulo Segundo
2.1. Finalidades del tratamiento de los datos personales
2.1.1. Bases de Datos y Archivos con información Personal
Tem Colombia, tiene diferentes tipos de bases datos y archivos con información personal, tanto físicos, como digitales, y se encuentran agrupados en diferentes categorías, como pueden ser, sin limitarse a ellas: Usuarios Finales, Servicio al cliente, Recursos Humanos, Clientes, Proveedores, Centros de Servicios, entre otros.
2.2. Finalidades de la Recolección de la Información Personal
Las finalidades de la recolección de información personal por parte de Tem Colombia son las siguientes:
2.2.1. Finalidades relativas al Recurso Humano
La información de los trabajadores, incluida la de aquellos que participen en proceso de selección, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Tem Colombia y el trabajador o colaborador, y particularmente para:
a. Gestión de la nómina, periodos de ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal.
b. Gestión contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa.
c. Selección de Personal, Validación y verificación de antecedentes judiciales y laborales, validación de las competencias que se requieren para el cargo, validación de antecedentes académicos y profesionales, actitudinales para el trabajo.
d. Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.
e. Capacitación, formación, evaluación de desempeño, gestión de historia laboral de empleados activos y exempleados y manejo adecuado de las historias clínicas cuando sea.
f. Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
g. Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
h. Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.
i. Realizar los registros contables que obliga la ley.
j. Realizar los registros legales ante el Ministerio de Transporte y la Superintendencia de puertos y transporte.
k. Realizar los registro necesarios y legales ante la Policía Nacional y otros entes de control antecedentes que soliciten la información cuando se labora con menores de edad.
l. Proporcionar dotación adecuada.
m. Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización.
n. Llevar registro de participación en capacitaciones.
o. Contactar a familiares en casos de emergencia.
p. Datos personales como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos.
q. Datos personales como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad de realizar documento de identificación laboral del personal (Carné), realizar publicaciones en la página web o redes sociales, e incluirla en piezas gráficas y publicitarias en general.
r. Datos personales como la voz e imagen, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
s. Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
t. Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.
u. Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los trabajadores, la información personal será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral, o atendiendo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información.
2.2.2. Finalidades relativas a la gestión de Proveedores, Contratistas y Clientes Corporativos (Contratantes)
La información de los proveedores o contratistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Tem Colombia y el proveedor, y particularmente para:
a. Utilización de la información financiera, comercial, crediticia entregada a Tem Colombia, para consulta, reporte y actualización de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio, financiero y perfilamiento para fines comerciales y publicitarios relacionados con la opciones, productos y cumplimento de obligaciones contractuales con Tem Colombia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores, contratantes, contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial, operativo y contractual de TEM COLOMBIA.
b. Gestionar la facturación, la contabilidad, y, relaciones y obligaciones bilaterales con proveedores y contratistas en virtud de la ejecución del objeto social de Tem Colombia.
d. Desarrollar comunicaciones físicas, telefónicas y digitales (WhatsApp, correos electrónicos, mensajes de texto) para la verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales, administrativos y operacionales con Tem Colombia y con sus Proveedores, Contratistas y Clientes Corporativos (Contratantes).
e. Realizar auditorías en desarrollo contractual con proveedores y contratantes para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado.
f. Gestión de la misión corporativa de Tem Colombia, que es el servicio público de transporte terrestre automotor especial de pasajeros.
g. Verificar la identidad, idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, Contratante(s) y/o sus trabajadores.
h. Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con Tem Colombia.
i. Formalizar y cumplir con la documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
j. Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
k. Permitir la ejecución del objeto social contratado.
l. Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
m. Realizar los registros contables que obliga la ley.
n. Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
o. Requerir en caso de aclaraciones o garantías.
p. Evaluar la calidad de los servicios.
r. Realizar y mantener una eficiente comunicación en virtud de la relación contractual con proveedores y/o contratantes utilizando su información para gestión administrativa, contable y en cumplimiento de obligaciones contractuales y legales de Tem Colombia.
s. Reportar ante las entidades gubernamentales los datos solicitados para el ejercicio mismo del transporte especial de pasajeros.
t. Reportar la documentación de personal y vehículos a las instituciones educativas.
u. Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los proveedores, contratantes y contratistas, la información personal será conservada por el tiempo que se celebren contratos entre Tem Colombia y el proveedor, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales que lo hagan necesario.
Cabe resaltar que la finalidad anotada también está acorde con el cumplimiento o términos de las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 de la normatividad colombiana.
2.2.3. Finalidades relativas a los estudiantes beneficiarios del servicio de transporte público especial escolar
Tem Colombia como prestador del servicio de transporte especial escolar almacena y recolecta datos de los estudiantes que pertenecen a diferentes instituciones educativas, quienes pueden ser menores o mayores de edad, con la única finalidad de cumplir y desarrollar su objeto social y las diferentes actividades empresariales o de los colegios a los cuales pertenecen, por lo que en cumplimiento del Régimen General de Hábeas Data Tem Colombia recolecta la autorización para el tratamiento de datos personales de los menores de edad por parte de sus padres y/o sus representantes legales y/o acudiente(s).
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los estudiantes son:
a. Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con Tem Colombia.
b. Desarrollar el objeto social de Tem Colombia, de prestar el servicio de transporte público especial escolar.
c. Adelantar la gestión de los procesos de control, disciplinarios y administrativos del menor de edad como usuario del servicio que se le presta en su calidad estudiante.
d. Expedir los respectivos certificados y constancias en virtud del desarrollo contractual que ocupa a Tem Colombia y a sus contratantes y/o beneficiarios finales en la prestación de sus servicios.
e. Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la ley y los protocolos internos.
f. Datos de carácter sensible relacionados con la salud mental, serán recolectados con la única finalidad de hacer seguimiento psicológico cuando el estudiante lo requiera, previa comunicación a los padres y/o representantes legales y/o acudientes.
g. Datos personales como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de convivencia y de ejecución de obligaciones contractuales sanos.
h. Realizar los reportes a entes administrativos y de control en sede de empresa de acuerdo con la política de prestación de servicios y la ley.
i. Dar gestión y seguimiento al cumplimiento al cumplimiento de propósitos de seguridad y control de los usuarios y tripulantes de los vehículos autorizados para le prestación de servicio de Tem Colombia en su calidad de Contratista.
j. Registrar actividad en ocasión de la operación gestionada por Tem Colombia en su calidad de contratista, para aplicación de medidas de seguridad con monitoreo en caso de incidentes en la prestación de sus servicios.
k. Hacer seguimiento, control y dar novedad de comportamientos contrarios a la convivencia entre los usuarios de los sistemas de servicio público de transporte prestados por parte de Tem Colombia en atención al artículo 146 del Código de Policía Nacional (https://www.policia.gov.co/noticia/codigo-nacional-policia-y-convivencia-presente-sistemas-transporte).
l. Controlar el ingreso de usuarios del servicio de transporte en el(los) vehículo(s) autorizado(s) por Tem Colombia para la ejecución de sus obligaciones contractuales y con ocasión de los términos de usos y condiciones del servicio de transporte escolar contratado con la sociedad Tem Colombia, en especial al referente a la seguridad física de los tripulantes y la operación del servicio contratado.
m. Disuadir conductas irregulares de terceros y/o usuarios del servicio de transporte previo reporte a la autoridad competente en atención al cumplimiento del artículo 146 del Código de Policía Nacional (https://www.policia.gov.co/noticia/codigo-nacional-policia-y-convivencia-presente-sistemas-transporte Cabe acotar que la finalidad anotada está, también, acorde con el cumplimiento del artículo 40 del código de infancia y adolescencia y normas concordantes en el ordenamiento jurídico nacional.
n. Ejercer el control necesario como zona libre de humo según la Ley 1335 de 2009 articulo 19 y la Ley 769 de 2002 articulo 132 dentro del vehículo de transporte escolar que realiza la ruta o en cualquiera de las salidas pedagógicas o deportivas.
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=5557
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=36878
Para el caso de la información personal de estudiantes, Tem Colombia conservará su información personal de carácter general y de contacto por el término de cinco (5) años, contados desde el momento en que el estudiante termina su contrato de transporte escolar; mientras que la información personal, será conservada por el término de ochenta (10) años, atendiendo a las circunstancias legales o contractuales que lo hagan necesario.
2.2.4. Finalidades relativas a los padres de familia y/o acudientes y/o representantes legales de los estudiantes beneficiarios del servicio de transporte público especial escolar
La información de los padres de familia y/o acudientes y/o representantes legales de los estudiantes, será tratada con la finalidad de administrar su relación contractual con Tem Colombia, y particularmente para:
a. Permitir la perfección de la relación que lo vincula con Tem Colombia.
b. Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
c. Permitir la ejecución del objeto social contratado.
d. Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
e. Realizar los registros contables que obliga la ley.
f. Realizar comunicaciones con los familiares del estudiante en caso de emergencia o que la conducta del menor lo requiera.
g. Realizar estudios de crédito y posibles cobros de cartera.
h. Registrar la realización de actos contractuales con datos personales como la voz e imagen serán tratados con el proceso legal autorizado acorde con la normatividad colombiana.
i. Usar datos de carácter sensible como imagen y huella digital captada por medios digitales y en la cédula de ciudadanía o en formularios, serán tratados para formalizar el registro de clientes y conservar prueba de la identidad y de la firma de el(los) clientes, usuarios y contratantes en los contratos que suscriba(n) con Tem Colombia.
j. Registrar la asistencia a una ruta escolar y confirmar identidad con datos de carácter sensible como la imagen captada en fotografías, captada para cumplimiento contractual y gestión administrativa en la empresa.
k. Utilizar la información financiera, comercial, crediticia entregada a Tem Colombia, para consulta, reporte y actualización de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio, financiero y perfilamiento para fines comerciales y publicitarios relacionados con las opciones, productos y cumplimento de obligaciones contractuales con Tem Colombia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores, contratantes, contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial, operativo y contractual de TEM COLOMBIA.
l. Gestionar la facturación, la contabilidad, y, relaciones y obligaciones bilaterales con proveedores y contratistas en virtud de la ejecución del objeto social de Tem Colombia.
m. Desarrollar la gestión económica y contable, efectuar seguimiento histórico de relaciones comerciales y cumplir con requerimientos por organismos de control.
n. Desarrollar comunicaciones físicas, telefónicas y digitales (WhatsApp, correos electrónicos, mensajes de texto) para la verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales, administrativos y operacionales con Tem Colombia y con sus Proveedores, Contratistas y Clientes Corporativos (Contratantes).
o. Realizar auditorías en desarrollo contractual con contratantes para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado o contratado.
p. Gestionar de la misión corporativa de Tem Colombia, que es el servicio público de transporte terrestre automotor especial de pasajeros.
q. Registrar actividad en ocasión de la operación gestionada por Tem Colombia en su calidad de contratista, para aplicación de medidas de seguridad con monitoreo en caso de incidentes en la prestación de sus servicios en atención con los beneficiarios de los servicios prestados.
r. Hacer seguimiento, control y dar novedad de comportamientos contrarios a la convivencia entre los usuarios de los sistemas de servicio público de transporte prestados por parte de Tem Colombia en atención al artículo 146 del Código de Policía Nacional (https://www.policia.gov.co/noticia/codigo-nacional-policia-y-convivencia-presente-sistemas-transporte).
s. Controlar el ingreso de contratantes y usuarios del servicio de transporte en el(los) vehículo(s) autorizado(s) por Tem Colombia para la ejecución de sus obligaciones contractuales y con ocasión de los términos de usos y condiciones del servicio de transporte escolar contratado con la sociedad Tem Colombia, en especial al referente a la seguridad física de los tripulantes y la operación del servicio contratado.
t. Disuadir conductas irregulares de terceros y/o usuarios del servicio de transporte previo reporte a la autoridad competente en atención al cumplimiento del artículo 146 del Código de Policía Nacional (https://www.policia.gov.co/noticia/codigo-nacional-policia-y-convivencia-presente-sistemas-transporte).
u. Ejercer el control necesario como zona libre de humo según la Ley 1335 de 2009 articulo 19 y la Ley 769 de 2002 articulo 132 dentro del vehículo de transporte escolar que realiza la ruta o en cualquiera de las salidas pedagógicas o deportivas.
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=5557
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=36878
v. Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los padres de familia y/o acudientes y/o representantes legales de los estudiantes beneficiarios del servicio de transporte público especial escolar, la información personal será conservada por el tiempo que se encuentre vigente su relación contractual con Tem Colombia, y cinco (5) años más, de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que lo hagan necesario.
Cabe resaltar que la finalidad anotada también está acorde con el cumplimiento o términos de las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013 de la normatividad colombiana, así como en cumplimiento del artículo 40 del código de infancia y adolescencia.
2.2.5. Finalidades relativas a la gestión de Visitantes
La información de los visitantes será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para:
a. Promover la seguridad de los espacios vigilados.
b. Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quien visitan.
c. Compartir con terceros en caso de emergencia.
d. Compartir con terceros en caso de que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera.
e. Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los visitantes, la información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.
2.2.6. Finalidades relativas a la gestión de Usuarios Finales y Centros de Servicios Técnicos
a. Contactar a los usuarios, por cualquier medio conocido o por conocer, para brindarle información sobre nuestros productos y servicios, así como solicitarle información sobre la experiencia Tem Colombia.
b. Prestación de servicios propios de las aplicaciones de Tem Colombia.
c. Prestación del servicio, relativo a los servicios postventa, como son servicios técnicos, PQR, garantías, así como soporte sobre características de los productos y/o servicios comercializados por Tem Colombia y otros relacionados con requerimientos postventa de los productos y/o servicios.
d. Prestación de servicios adicionales que ofrece Tem Colombia para la mejora de la experiencia del usuario, así como servicio al cliente y actividades para la difusión de productos.
e. Gestión de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios proporcionados al momento del suministro de la información, las promociones, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con eventos, concursos, actividades, entrega de premios, beneficios y productos adquiridos; responder a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de Tem Colombia promociones, novedades, productos y servicios promovidos directamente por los aliados.
f. Encuestas de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de mercados, Ofrecimiento de productos y servicios por cualquier medio conocido o por conocer.
g. Desarrollo de actividades de mercadeo, realización de eventos relativos a la marca Tem Colombia, eventualmente se captura imágenes y videos de personas, así mismo, se recolecta información para actividades que realiza sin ánimo de lucro y con fines sociales.
h. Conocer cuántas veces visitas las páginas de Tem Colombia, para poder entregar publicidad que considere que puede llegar a ser de su interés, según las preferencias y comportamientos que el usuario tiene o ha tenido dentro de Tem Colombia. A través de las cookies, se podrá optimizar la publicidad que el usuario ve en la página o recibe mediante correros electrónicos, mensajes push o por medio de pautas digitales de diferentes proveedores de publicidad de Tem Colombia. En este caso, Tem Colombia, puede guardar la navegación de los usuarios finales para mejorar la experiencia del usuario, y saber sobre los productos y servicios que mostró interés en el momento de la visita.
i. Difusión de eventos sociales y comerciales realizados por Tem Colombia y sus aliados, donde Tem Colombia, puede llegar a capturar imágenes a través de cámara y de video de los titulares, y difundirlos a través de sus redes sociales y plataformas web administradas por Tem Colombia o en algún comercial o publicidad en cualquier tipo de formato.
2.2.7. Finalidades comunes a todos los titulares de la información
a. Preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes.
b. Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) Fidelización de clientes, Envío de comunicaciones.
c. Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.
d. Tem Colombia recolecta datos personales a través de cámaras de seguridad, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones.
2.3. Tipos de Datos Personales que recolecta Tem Colombia
Tem Colombia recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes. De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene Tem Colombia, en sus bases de datos, son las siguientes:
a. Datos generales de identificación.
b. Datos específicos de identificación.
c. Datos biométricos.
d. Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
e. Datos de ubicación relacionados con la actividad privada.
f. Datos relacionados con la salud de la persona.
g. Datos financieros y crediticios.
h. Datos de contenido socioeconómico.
i. Datos de información tributaria.
j. Datos relacionados con la actividad económica de la persona.
k. Datos relacionados con la historia laboral de la persona.
l. Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
m. Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
n. Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.
o. Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
p. Gustos e intereses particulares.
2.4. Recolección de los datos personales
Tem Colombia recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular, y en algunas ocasiones a través de terceros, casos en los cuales, verificamos que cuenten con la respectiva autorización para el tratamiento efectivo de los datos personales. Los instrumentos que utiliza Tem Colombia para recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.
Estos instrumentos pueden ser:
a. Formularios.
b. Web.
c. Formularios físicos y o virtuales.
d. Correos electrónicos.
e. Sistemas de control de ingresos y salidas.
f. Páginas web.
g. Aplicativos móviles.
h. Chat y videochat.
i. Soporte remoto.
j. Vía telefónica.
k. Videos y fotografías.
l. Cámaras de video vigilancia.
m. Cookies y webbug.
n. Headhounters o empresas de adquisición de talento humano.
o. Centros de servicios técnicos que tienen convenio con Tem Colombia.
p. A través de la web de Tem Colombia en la que cualquier persona ingresa sus datos personales para la creación de la cuenta de Tem Colombia Account.
2.5. Tratamiento de datos sensibles
Cuando Tem Colombia trate datos personales de carácter sensible, se compromete a tener elevados sistemas de seguridad que garanticen su seguridad, circulación restringida y confidencialidad, así como un uso no autorizado.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos personales catalogados como sensibles cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
2.6. Almacenamiento
El almacenamiento de la información contenida en las bases de datos personales se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país, y en servidores externos a cargo de terceros, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y con controles de acceso a la información, garantizando el principio de seguridad, acceso y circulación restringida y confidencialidad. Por lo anterior, cuando usted nos suministra la autorización para el tratamiento de los datos personales, también autoriza que su información pueda ser transmitida a proveedores que pueden estar en Colombia, o fuera del país, que se encuentran ubicados en la lista de países seguros, emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio, para finalidades de almacenamiento de la información o cuenta con los controles requeridos por la ley para garantizar la seguridad de los datos.
2.7. Circulación
Por regla general, Tem Colombia no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, TRANSPORTES ESPECIALES MURILLO Y COMPAÑIA LIMITADA TESMUTOUR para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos personales a sus clientes corporativos, filiales, y a las sociedades afiliadas a Tem Colombia.
En algunos casos, Tem Colombia para el desarrollo de las finalidades descritas en la presente política, realiza la transmisión nacional e internacional de datos personales, y específicamente con ocasión del cumplimiento de sus obligaciones contractuales con establecimientos de educación que han contratado sus servicios y/o productos.
2.8. Conservación y Supresión de la información
La información personal que Tem Colombia solicite, puede ser conservada con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, y en algunas ocasiones con fines de auditoría, cuidado de menores, reconocimiento y trazado de rutas, y permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención. La supresión de la información personal, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con Tem Colombia, o porque el titular solicitó la supresión, no obstante, si el titular accede nuevamente a un producto o servicio de Tem Colombia, donde se hace necesario incorporar sus datos personales, para Tem Colombia, es considerado una nueva autorización para el tratamiento de sus datos personales. La anterior condición, no aplica para datos personales, los cuales la ley exige su conservación permanente, conforme al vínculo contractual que el titular tenga con Tem Colombia.
2.9. Autorización para el tratamiento de datos personales
Cuando usted autoriza el tratamiento de sus datos personales a Tem Colombia, tiene conocimiento que dicha autorización se extiende a lo contemplado en la presente política, por lo anterior, usted acepta, y entiende que la presente política, hace parte integral de la autorización que usted nos suministra. Por lo anterior, hemos puestos a disposición en cada uno de nuestros canales, la política de tratamiento de datos y/o el aviso de privacidad, para que conozca el alcance del tratamiento de sus datos personales.
2.9.1. Autorización para el tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes
En el tratamiento de datos de menores de edad, Tem Colombia asegura el respeto a los derechos prevalentes de los menores y solicita en todo caso las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores, además de adecuar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad y reserva de los datos personales.
Tem Colombia, puede recolectar datos de niños, niñas y adolescentes en los siguientes casos:
a. Por parte de sus representantes legales vinculados como empleados en Tem Colombia, para fines legales, contractuales y en general para las finalidades anotadas en la presente política de tratamiento de datos.
b. Por parte de sus representantes legales, en todo momento porque Tem Colombia realiza la actividad de prestación de servicio escolar de menores de edad, con autorización expresa de sus representantes para su transporte según trayectos y condiciones autorizadas contractualmente.
Los representantes de los menores de edad que acceden a los productos y servicios que ofrece Tem Colombia, son los responsables de suministrar la autorización para el tratamiento de los datos personales de los menores usuarios de los servicios prestados por la empresa. Por lo anterior, y en tanto que ha sido autorizado por parte del representante del menor, Tem Colombia tratará los datos personales de los menores de edad que tiene en sus bases de datos de acuerdo con la actual política y la normatividad acorde. En el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad determinado en la ley, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato a tratar. En los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión, se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos personales acorde con la normatividad, sí como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, sobre cualquier otra población.
Cabe acotar que el tratamiento de la información en referencia se hace acorde con las normas legales y en cumplimiento del artículo 40 del código de infancia y adolescencia, el artículo 146 del Código de Policía Nacional y, normas concordantes en el ordenamiento jurídico nacional.
2.10. Transmisión y Transferencia Nacional e Internacional de Datos Personales
Tem Colombia realiza transmisión internacional de datos, con ocasión de la delegación en terceros del servicio de almacenamiento de la información en servidores externos a la compañía, los cuales se encuentran ubicados fuera del país. En dichos casos, Tem Colombia se asegura que el país al que sean transmitidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y tomará las medidas necesarias para que los terceros que obren como Encargados, solo puedan usar la información proporcionada con la finalidad con la que fue recolectados, y no pueda ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Así mismo, en la transmisión internacional de datos suscribirá un acuerdo en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, o en su defecto les informará a los respectivos titulares para obtener su consentimiento.
2.11. Medidas de Protección
Tem Colombia tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente Tem Colombia ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
a. Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
b. Procedimientos para la validación de datos de entrada y procesamiento de la información personal.
c. Controles de seguridad de información para la validación de datos de salida.
d. Controles para la disposición final de la información.
e. Políticas de control de acceso a la información personal tanto en las instalaciones físicas, como a nivel tecnológico.
f. Políticas de gestión de usuarios para el acceso a la información personal.
g. Políticas para el acceso remoto a la información personal.
h. Procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal.
i. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la información personal.
j. Controles de seguridad durante el mantenimiento de los sistemas de información personal.
k. Controles en el monitoreo de consultas de acceso a las bases de datos.
l. Políticas relativas a la seguridad de la información a partir de incidentes y/o vulnerabilidades detectadas.
m. Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres.
n. Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware. (programa maligno).
o. Manual interno de procedimiento para el tratamiento de información personal.
p. Plan de respuesta en caso de incidentes relativos a la protección de la información personal.
2.12. Video Vigilancia
Tem Colombia utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones, oficinas y dependencias o vehículos en atención a la ejecución obligaciones contractuales y de orden legal. Es necesario aclarar que, la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones; además podrá ser empleada como prueba en cualquier proceso ante cualquier tipo de autoridad judicial o administrativa y de la organización, incluyendo aseguradoras.
Sobre la existencia de este mecanismo, se dispone la información a través de la difusión de un anuncio en el hall de las instalaciones, oficinas, dependencias o vehículos y, de otros medios, también como internet. Teniendo en cuenta que, al momento de ingresar a nuestras instalaciones, oficinas y dependencias, se entenderá esta acción como la autorización expresa e informada para llevar a cabo el tratamiento de estas imágenes, amparados bajo la Ley.
2.13. Obligaciones de los Encargados de la Información
Las empresas y/o personas externas a Tem Colombia que en virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de Tem Colombia, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
a. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.
c. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
e. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
f. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.
g. Contar con los estándares de seguridad iguales o superiores a los implementados por Tem Colombia.
2.14. Casos en que Tem Colombia opere como Encargado de la Información
En los casos de que Tem Colombia opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de Tem Colombia, por lo que Tem Colombia presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que Tem Colombia lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.
3. Capitulo Tercero: Derechos que tienen los titulares de los datos personales
3.1. Derechos que le asiste como titular del dato
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que Tem Colombia tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que Tem Colombia está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El titular está facultado para solicitar:
a. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.
b. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
c. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
d. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de Tem Colombia con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.
3.2. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
3.2.1. Consulta
Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de Tem Colombia En consecuencia, Tem Colombia garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
a. La identificación del titular.
b. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.
c. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
d. La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
e. Los documentos que se quieran hacer valer.
En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.
3.3. Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las personas facultadas para solicitar una consulta a Tem Colombia, son las siguientes:
a. Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con Tem Colombia.
b. Los usuarios finales y clientes de cualquier servicio y/o línea de producto.
c. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.
d. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de Tem Colombia.
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
3.3.1. Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación tales como:
a. Nombres completos y apellidos.
b. Tipo y número de identificación.
c. Teléfono de contacto.
d. Correo electrónico.
e. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud.
3.3.2. Supresión de datos
Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.
La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y Tem Colombia como responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.
3.3.3. Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
La revocación del consentimiento puede darse dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Tem Colombia deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento, la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular.
3.3.3.1. Requisito de procedibilidad
La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante Tem Colombia como responsable.
3.3.3.2. Aviso de privacidad
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular por parte de Tem Colombia para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de privacidad tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Tem Colombia empleará avisos de privacidad para atender el derecho de los titulares a ser informados, los cuales serán dispuestos en las comunicaciones electrónicas, y en lugares visibles durante la realización de todo evento o reunión en la cual se recolecten datos personales para informar a los titulares acerca del tratamiento.
3.4. Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
Tem Colombia tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:
Canales electrónicos
a. Página web: En la parte final de la página web, en el enlace “servicios en línea” y posteriormente en la http://www.temcolombia.com/Dashboard.aspx /peticiones
b. Correo electrónico: tusdatos.co@temcolombia.com
Canales
a. Desde un teléfono fijo: 601 4824282
b. Desde un celular: 3108508220
Estos son los únicos canales que Tem Colombia tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.
Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información. El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política. No obstante, TEM COLOMBIA, se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento, requisitos adicionales a los incorporados en la presente política, con el propósito de acreditar la identidad del titular del dato, o la validez de dicha solicitud.
3.5. Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
El Comité de Protección de Datos Personales de Tem Colombia, conformado por el área legal, el área de servicio, el área de recursos humanos, el área de Online Business, y el área de mercadeo, son los responsables del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
4. Capítulo cuarto: Disposiciones Finales
4.1. Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, Tem Colombia de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.
4.2. Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
La presente política de tratamiento de datos personales se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.
4.3. Vigencia y modificación de la política
La presente política rige a partir del 07 de junio de 2024 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen expedido con anterioridad. En todo caso, Tem Colombia se reserva el derecho de modificar la misma en cualquier momento, comunicando a los interesados oportunamente su entrada en vigencia.